Att tänka på inför en konferens
• 
Var ute i god tid. Ju bättre framförhållning ni har, desto billigare kommer konferensen att bli för er.
• Be om offerter på olika konferenspaket, boende- och måltidsalternativ för att kunna jämföra dessa.
• Läs igenom bokningsbekräftelsen noga för att se vad som ingår, vilka avgifter som kan tillkomma och hur betalning ska ske.
• Ställ tydliga krav beträffande vad ni vill får ut av arrangemangsplatsen. Besök gärna konferensanläggningen i förväg för att bli bekant med lokalerna och personalen. Skriv en checklista så att arrangörerna vet vad ni förväntar er av dem. Ange också antalet deltagare, hur ni ska sitta och sådana saker. Diskutera gärna möblering och liknande med personalen under förbesöket.
• Fundera på om någon form av social aktivitet eller underhållning skulle kunna lyfta konferensen. Många konferensarrangörer kan ordna detta, eller bistå med kontakter.
• Beställ transport om deltagarna inte ska stå för den själva, och ta även här reda på vilka avgifter som kan tillkomma vid avbokningar och dylikt.
• Gör ett utskick till deltagare och föreläsare med praktisk information: tidpunkter, transport, mötesplats etc.
• Ta reda på om någon av deltagarna har speciella behov p.g.a. allergi, rörelsenedsättning eller annat.
Exempel på konferenslokaler
Motorcykelmuséet i Sollentuna går att hyra för mindre konferenser. I samband med dessa kan man även få en guidad visning av muséets samling av motorcyklar.
Många slott tillhandahåller lokaler för konferenser, exempelvis Sparreholms slott utanför Eskilstuna.
Bio Rio, en av Stockholms få bevarade singelbiografer från 1940-talet, belägen vid Hornstull på Södermalm, går även den att hyra för konferenser. Lokalen är dock ej handikappanpassad.
Vaxholms Kastell i Vaxholm norr om Stockholm erbjuder också konferenslokaler i en gammal fästning som även tjänat som fängelse och fått agera sjörövarfort i filmen Pippi Långstrump på de sju haven. Här finns även möjlighet till olika typer av lagaktiviteter som exempelvis skattjakter.